小區物業要重視服務證據的保留

              日期:2018-01-15 11:08

              在履行物業服務合同產生損害賠償的糾紛案件中,物業主張履行了相關義務,但并未能提供有效證據的情況比比皆是.在物業費訴訟案中,我們經??吹竭@樣的情景在上演:案件庭審過程中,法官會質問,拿著物業服務合同就要物業費嗎?判決后,判決書中寫著:根據同一小區內物業公司同時起訴的其他業主向本院提供的陳述及本院調查走訪的情況看,物業公司在提供物業服務時確實存在一定的瑕疵,故本院酌情扣減物業服務費。正所謂“一千人眼中有一千個哈姆雷特”,一千個業主眼中也會有一千個對幸福小區的設想。面對物業公司龐雜的服務內容,每個業主對服務的著眼點不同,也導致了不同的投訴、糾紛。在享受物業服務的過程中,業主關心的是結果,物業公司也很難將每一項服務的過程一一呈現在業主面前。

              但當面臨糾紛時,物業公司需要將服務過程和結果在法庭呈現給業主和法官,這就需要物業公司在日常工作中注意證據的保留。有人說,物業企業提供的證據不過就是各種巡邏記錄、監控記錄,其實非也。物業服務的基礎證據應該是物業服務合同,而所有的質量記錄、管理記錄都是因物業服務合同的條款要求衍生出來的。物業服務合同是繼續性合同,物業公司是否履行義務或義務履行是否到位,往往經過一段時間反應出來,增加了物業公司舉證的難度。

              物業服務合同的內容非常龐雜,包括對房屋共用部位和公用設施設備的日常管理和維護,對小區公共秩序的維護、小區的清潔和保安服務、綠化養護管理等綜合管理服務。龐雜的服務內容使得物業公司的證據保留是一件相當繁瑣的工作。

              《最高人民法院關于民事訴訟證據的若干規定》的要求,“原告向人民法院起訴或者被告提出反訴應當附有符合起訴條件的相應的證據材料。當事人對自己提出的訴訟請求所依據的事實或者反駁對方訴訟請求所依據的事實有責任提供證據加以證明。沒有證據或者證據不足以證明當事人的事實主張的由負有舉證責任的當事人承擔不利后果。”所以,證據提交規則一般是誰主張,誰舉證。當然,個別案件實施舉證可能會責任倒置,講到物業服務合同糾紛,則往往由物業公司承擔舉證責任。司法實踐中,物業公司在訴訟中并不能單純依靠(前期)物業服務合同訴訟,除去現場證據、各項管理記錄外,法院還會將物業公司在該院相關案件審理案件情況及當時實地走訪情況作為裁判依據之一。

              證據,是日常工作中留下的點點憑證,日常工作中應當有留存證據歸檔的意識。有同行詢問物業相關案件一般需要提供哪些證據,可能是想針對性的注意檔案保持,但是很抱歉,物業服務合同糾紛引發的案件在證據準備時,需要因案制宜,不存在模板套用。

              但以下這八大類檔案,肯定是不可或缺的:

              01、每季度出具物業服務報告,在小區內公示,有業委會項目可在業委會備案。

              02、公告張貼時,建立公告臺賬。包括如禁止違章搭建、禁止占用公共區域、施工公告、消殺、清洗外墻公告、禁止高空拋物等,也在留存范圍內。

              03、電梯維修、外墻清洗、消殺、綠化、管道疏通等工作中應當建立工作記錄臺賬,適當的將工作情況及結果在小區內進行公示。

              04、日常維修、投訴等及時處理并書面與業主確定處理結果。

              05、日常涉及業主簽字事宜,必須由業主本人簽字,非本人簽字應當由代簽人注明與業主的關系。

              06、公司文本文件涉及業主簽字,不得進行修改、涂畫、增加、備注。

              07、不定期進行物業服務問卷調查,針對業主疑問事宜,及時跟進解決并由業主確認跟進結果。

               

              08、物業服務過程中各種工作記錄應當留存2年以上。


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